L-assistance

L-Assistance (vanaf januari 2009)

Mijn huidige opdrachten:

  • Vanaf augustus 2010 ben ik Assistant to Sander Vrugt van Keulen van CT2, waar ik vooral met secretariële werkzaamheden help, zoals o.a. agenda bijhouden, offertes en trainingsstukken voorbereiden en het zelfstandig verzorgen van de facturatie en het debiteurenbeheer. Sinds 2015 mag ik samen met Sander als trainers-assistent zo nu en dan grotere groepen begeleiden.
  • Vanaf mei 2011 werk ik als Personal Assistant voor Reverse B.V., waar ik mij voornamelijk bezighoud met de financiële administratie, zowel zakelijk als privé.
  • Vanaf april 2012 assisteer ik Mantor Business Partners met hand- en spandiensten als dat zo uitkomt.
  • Vanaf september 2015 assisteer ik Monox met o.a. de facturatie en het debiteurenbeheer, maar ook het opleveren van alle stukken ten behoeve van de jaarrekening en de IB-aangifte.
  • Vanaf januari 2018 help ik Regie op Veranderen als Personal Assistant bij het opstellen van offertes en het maken van facturen.
  • Vanaf november 2018 help ik mee met het nakijken van de offertes voor Career & Kids B.V. en Career & Live.

Mijn eerdere opdrachten:

  • Vanaf november 2017 tot en met januari 2019 mocht ik de vergaderingen van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur notuleren en een MTO uitvoeren voor Stichting Roebia Zorg.
  • Vanaf augustus 2017 tot maart 2018 was ik als Financial Assistant verbonden aan Barbery Clinic B.V. om te helpen met de financiële administratie (jaarrekening richting de accountant en BTW-aangifte verzorgen).
  • Vanaf juli 2016 tot januari 2018 assisteerde ik als Personal Assistant de Coöperatie Toolkit for Life u.a. met name op het gebied van projectadministratie.
  • Van april 2016 tot juni 2017 was ik Personal Assistant van Carla Broekhuizen van YesPower B.V. en hielp ik voornamelijk met financiële en secretariële zaken.
  • Van juli 2010 tot april 2017 ben ik werkzaam geweest als Personal Assistant voor Hunk-arT, waarbij met name het bijhouden van de niet-digitale post en het verwerken van bonnen en facturen etc. voor, evenals het doen van, de BTW- en (het voorbereiden voor de accountant van) de IB-aangifte mijn prioriteit waren.
  • Van september 2015 tot en met september 2016 hielp ik Meat and Greed B.V. voornamelijk op privégebied met financiële en andere zaken.
  • Van juli 2015 tot en met augustus 2016 assisteerde ik Brand in Bedrijf bij de financiële administratie, zowel zakelijk als privé.
  • Van april 2010 tot en met januari 2012 was ik Personal Assistant bij RaVisie, waar ik mij in eerste instantie bezighield met het aanvullen van gegevens in een database, o.a. adresgegevens controleren en bijwerken en scannen en uploaden van behaalde certificaten. Daarnaast behoorde het toevoegen van trainingsdata in LinkedIn en op andere sites tot mijn taken en het ontvangen en inschrijven van deelnemers aan de maandelijkse NLP oefen- en introductiedagen.
  • Vanina B.V. (zie onder)
  • In oktober en december 2011 heb ik de Management Assistente van de Dierenbescherming Afdeling Midden-Nederland vervangen tijdens haar vakanties.
  • Van november 2009 tot en met oktober 2011 heb ik de wekelijkse (later tweewekelijkse) stafmeetings van het Alan Turing Institute Almere genotuleerd. Tot aan juli 2010 mocht ik tevens de vergaderingen van het Bestuur van de Stichting Valorisation Bridge notuleren. Inmiddels is er een management assistente aangenomen die ook deze taken in haar pakket heeft gekregen.
  • Van maart 2009 tot en met  juni 2009 was ik Office Manager bij World Wide Resilience te Zeist. Hier heb ik mij bezig gehouden met het opzetten van een back-office in de breedste zin van het woord, overnemen van de administratieve werkzaamheden van de Financial controller, zoals het aanmaken van facturen, verwerken van deze en inkomende facturen in Exact, verrichten van betalingen, debiteurenbeheer, etc.


Vanina B.V.
Personal Assistant van de Directeur
(maart 2009 – december 2011)
Reeds in februari 2009 gestart met de intentie zijn secretariaat op te zetten en te helpen zoeken naar een secretaresse. Het beviel echter zo goed, dat wij besloten hebben hiermee door te gaan. Vandaar dat ik per maart 2009 in dienst ben getreden voor ongeveer een halve dag per week. Het verwerken van de post, filing en archivering, het aanmaken van verkoopfacturen, het verwerken van inkoopfacturen en tevens het verwerken van de boekhouding van meerdere bedrijven in Exact. Verder het verrichten van diverse hand- en spandiensten die zich aandienden, zowel privé als zakelijk.

Dietwee ontwerp en communicatie bv
Personal Assistant van de Creative Director/Owner
(juni 2007 – april 2011)
Personal assistant in de breedste zin en met de nadruk op personal. Het bijhouden van de mail (ook privé), beantwoorden telefoon, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen, deadlines bewaken, financiën bewaken van de holding, overleg met de accountant inzake onder andere opstellen jaarrekening. Tevens veel privézaken regelen, zoals financiën, verkoop huis, coördineren herinrichting huis, zo nu en dan de kinderen van school halen of oppassen, kortom: teveel om op te noemen. Per januari 2009 nog voor ongeveer 1,5 dag per week en dan met name voor alle werkzaamheden voor de holdingmaatschappij en privé. Het agendabeheer en de mailafhandeling zijn overgedragen aan een andere personal assistant.

Orange Business Services
Executive Assistant van de Managing Director
(juni 2006 – juni 2007)
Personal assistant in de breedste zin. Voorbereiden en notuleren van en daadwerkelijk deelnemen aan wekelijkse MT meetings en diverse andere meetings waar de MD voorzitter van was. Voorbereiden en notuleren van de OR overlegvergaderingen. Coördineren werkzaamheden van de algemene management assistente.

RTL Nederland
Directiesecretaresse van de Algemeen Directeur Radio
(augustus 2005 – augustus 2006)
Ondersteunen in de breedste zin. Voorbereiden en notuleren wekelijkse MT meetings. Door de verkoop van Yorin FM aan SBS is uiteindelijk de algemeen directeur vertrokken en kwam ook mijn baan te vervallen. 

Roche Diagnostics
Directiesecretaresse van de Algemeen Directeur
(april 2005 – augustus 2005)
Ondersteunen in de breedste zin van de Engelstalige algemeen directeur. Opzetten van corporate communicatie en een intranet. Deels ondersteuning verlenen aan de HRM manager.

TROS
Secretaresse van de Directeur Media & Financiën 
(februari 2005)
Dit betrof een tijdelijke functie (waar ik specifiek voor werd gevraagd) ter vervanging van een zwangerschapsverlof. Dit zou voor een periode van circa 4 maanden zijn; er bleek echter zo weinig te doen dat besloten werd dat de secretaresse van de bestuursvoorzitter deze werkzaamheden er prima bij kon doen.

Endemol Nederland bv
Secretaresse van de Algemeen Directeur (januari 2003 – januari 2005) 
Belangrijkste werkzaamheden waren voornamelijk de meer algemene secretariaatswerkzaamheden, zoals post-/mail- en telefoonafhandeling en agendabeheer. Maar ook wekelijks het voorbereiden en notuleren van het directie overleg, tweewekelijks (in eerste instantie wekelijks) een overleg met producenten, maandelijks een overleg met producenten en een aantal stafmanagers, maandelijks een overleg met één van de grootste klanten, eenmaal per kwartaal de Boardmeeting.

PwC Consulting B.V. (v/h PricewaterhouseCoopers N.V.)
(per 2 oktober 2002: IBM Business Consulting Services B.V.)
Secretaresse van het Nederlands Bestuur en de NBU Board (juni 2002 – december 2002)
Toen PwC Consulting B.V. werd overgenomen door IBM kwam mijn functie te vervallen en heb ik ervoor gekozen het bedrijf te verlaten.
Secretaresse van de NBU Products leader (september 2001 – juni 2002)
Per september 2001 werd ik gevraagd om voor de partner te gaan werken die binnen de Northern Business Unit (Nederland, Denemarken, Zweden, Finland, Noorwegen en IJsland) verantwoordelijk was voor de Industriegroep Products (Consumer & Industrial Products). Tevens was hij lid van de NBU Board. Helaas heeft hij per eind juni 2002 de organisatie verlaten.
Secretaresse van de SAP leader in Nederland (juni 2000 – augustus 2001)
Secretaresse van de partner die verantwoordelijk was voor de SAP afdeling in Nederland. Specifieke taken in deze functie waren de coördinatie van de werving en selectie voor de SAP-afdeling en het opstellen van facturen voor grote SAP-opdrachten, zowel naar cliënten als PwC kantoren in het buitenland.
Secretaresse van 2 Partners en 3 Managers Accounting (juni 1999 – juni 2000)
Gestart in de Accountants praktijk, maar ik besloot toch over te stappen naar de Management Consultants.

Intercai B.V.
Personal Assistant van de Algemeen Directeur / Office Manager 
(mei 1998 – mei 1999)
Intercai (later onderdeel van Getronics) was een management consultancy in de ICT-branche, met ruim 200 medewerkers in Nederland. Mijn functie betekende tevens het coachen en begeleiden van de secretariële staf en het organiseren en notuleren van vergaderingen met de managers van de buitenlandse kantoren in verschillende landen van Europa. De Algemeen Directeur hield zich bijzonder veel bezig met Client Relationships, derhalve werkte ik nauw samen met onze PR afdeling in het organiseren van verschillende cliënten evenementen.

Mercuri Urval B.V.
Hoofd Administratie
 (maart 1997 – mei 1998)
Doordat het bedrijf erg snel groeide werd ik gevraagd een afdeling financiële administratie in te richten, hetgeen tevens betekende het recruteren en sturen van een tweetal medewerkers.
Directiesecretaresse (juni 1993 – maart 1997)
Mercuri Urval is een management consultancy met hoofdkantoor in Stockholm (Zweden). De Nederlandse organisatie had ca. 60 medewerkers toen ik begon en ruim 100 toen ik het bedrijf verliet, verspreid over negen kantoren in Nederland. Directiesecretaresse bij Mercuri Urval bestond uit de volgende taken: secretaresse van de algemeen directeur, office manager, personeelszaken, trainingsafdeling, werving en selectie van secretaresses, financiële administratie inclusief verzorgen van uitgebreide management rapportages voor zowel NL als CEO in Stockholm. Tevens assisteerde ik de CEO bij vergaderingen in Nederland. De leukste opdracht was in januari 1997, toen ik een reis van 5 dagen naar Lapland mocht organiseren (voor op dat moment zo’n 85 medewerkers) samen met de algemeen directeur en de commissaris. De medewerkers werden niet eerder dan een maand vooraf ingelicht over de reisbestemming.

Euroforum B.V.
Assistente Seminar Manager / Office Manager (augustus 1992 – juni 1993)
Werkzaam als Office Manager voor de Managing Partner van het kantoor te Driebergen. Tevens hielp ik haar met de organisatie van haar seminars/trainingen etc., hetgeen vooral bestond uit het regelen van allerhande logistieke zaken; uitnodigen van sprekers en gasten; voorbereiden (incl. desk top publishing) en versturen van de brochures; uitwerken van presentaties van sprekers, verwerken evaluatieformulieren, etc. Het kantoor in Driebergen werd gesloten en de medewerkers verhuisd naar het hoofdkantoor in Eindhoven.

AT&T Network Systems Nederland B.V.
Assistente Personeelszaken
 (november 1989 – augustus 1992)
Assistente van twee personeelsmanagers. Daarnaast verantwoordelijk voor het afhandelen van alle zaken met betrekking tot uitzendkrachten voor de fabriek, waaronder het afnemen van interviews.
Secretaresse Personeel & Organisatie (augustus 1988 – november 1989)
Verantwoordelijk voor het coördineren van alle afspraken voor sollicitanten binnen het bedrijf, voorbereiden/ uitwerken van arbeidsovereenkomsten en de communicatie daaromtrent naar de desbetreffende afdelingen.

Mercurius Verpakking B.V.
Administratief Medewerkster Ordervoorbereiding
 (november 1984 – augustus 1988)
Mercurius is een golfkartonbedrijf. Mijn functie bestond voornamelijk uit het invoeren van orderopdrachten, verzenden van orderbevestigingen en afspraken maken met klanten over aflevermomenten. Nadat onze afdeling geïntegreerd was met de planningsafdeling, was ik tevens verantwoordelijk voor het bijhouden van diverse spreadsheets.